Informativa sulla privacy di Educational Testing Service (ETS) Global B.V. (ETS Global)

Informativa sulla privacy di Educational Testing Service (ETS) Global B.V. (ETS Global)

Ultimo aggiornamento: 17 agosto 2023

ETS Global fornisce questa informativa supplementare sulla privacy per fornire alle persone fisiche nello Spazio economico europeo (SEE) le informazioni aggiuntive richieste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR). Queste disposizioni, insieme alle dichiarazioni contenute nell'Informativa sulla privacy di ETS Global, illustrano le nostre pratiche in relazione al trattamento dei dati personali all'interno del SEE.

1. Chi è il titolare del trattamento dei dati personali?

ll titolare del trattamento dei dati personali è ETS Global BV nei Paesi Bassi, i suoi rappresentanti nell'UE e le sue affiliate nel SEE (di seguito "ETS Global").
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ETS Global BV
Academic & Business Assessments Strawinskylaan 929
1077 XX Amsterdam - Paesi Bassi
Email: serviceclient@etsglobal.org
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Branch in Francia:
Indirizzo: 43-45 rue Taitbout 75009 Parigi, Francia
Registro del commercio e delle imprese di Parigi: 480 969 591
Partita IVA: FR29480969591

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2. Dati personali che raccogliamo, finalità del trattamento, base giuridica e periodo di conservazione.

ETS Global tratta i dati personali per diverse finalità, la cui base giuridica è costituita dal GDPR. ETS Global tratterà i dati personali per il tempo necessario alla finalità, ma in ogni caso non più di quanto legalmente consentito. La base giuridica e il periodo di trattamento possono variare a seconda della finalità. Qui di seguito è riportata una panoramica delle principali attività di trattamento di ETS Global:

2.1. Dati che trattiamo in relazione ai nostri servizi.

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Nella maggior parte dei casi, l'utente non è tenuto per legge a fornire alcun dato personale a ETS Global. Tuttavia, l'utente è tenuto a fornire determinati dati personali per consentirci di stipulare un contratto con l'utente in modo da poter utilizzare i nostri prodotti e servizi. La base giuridica per il trattamento di tali dati è l'articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR, dati necessari all'esecuzione del contratto. Nel caso in cui l'utente venga registrato da un'altra persona, questa persona sarà il titolare dell'account con ETS Global e fornirà i dati personali dell'utente per conto dell'utente e sulla base del suo consenso. I nostri moduli di registrazione indicano quali dati sono necessari per i nostri contratti. Purtroppo, non è possibile fare affari con l'utente se non fornisce tali dati. Elimineremo tutti i contratti con i nostri clienti, 2 anni dopo la fine del contratto, a meno che non vi sia una controversia legale. In questo caso, siamo autorizzati a conservare il contratto per quanto necessario per la risoluzione della controversia. In caso di richieste particolari, ad esempio condizioni speciali per lo svolgimento del test che si rendono necessarie a causa di condizioni di salute o disabilità, ETS Global potrebbe richiedere all'utente di fornire ulteriori dati personali (incluse categorie particolari di dati), come necessario per valutare e rispondere alla richiesta, e il suo esplicito consenso per il trattamento di tale categoria particolare di dati necessari per l'esecuzione del contratto e il legittimo interesse di ETS Global. Per saperne di più sul trattamento delle categorie particolari di dati, consultare la panoramica dei dati personali trattati da ETS Global. A seconda del prodotto o servizio, ETS Global tratterà i seguenti dati personali dell'utente:

a. Sessioni di test aperte: per quanto riguarda le sessioni di test aperte, raccogliamo i dati personali dell'utente per le seguenti finalità: i. Dati personali per registrare l'utente al test e per fornire i risultati. La base giuridica per il trattamento di tali dati è l'articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR, dati necessari all'esecuzione di un contratto. I nostri moduli di registrazione indicano quali dati sono necessari per registrare l'utente al test. Saranno raccolti e trattati i seguenti dati:

- Nome completo
- Data di nascita
- Sesso
- Foto del viso
- Lingua
- Paese
- Schede di risposta del test
- Firma
- Numero ID
- Numero cliente personale di ETS Global
- Risultato del test e punteggio
- Indirizzo del candidato
- Dati di fatturazione

ETS Global conserverà questi dati personali per il tempo necessario a fornire il risultato del test. Il risultato del test ha una validità di 2 anni. Successivamente, i dati personali saranno rimossi dai nostri sistemi entro 6 mesi dalla scadenza dei risultati del test, a meno che l'utente non richieda la cancellazione dei propri dati personali prima, cosa che sarà effettuata se i dati non sono più necessari al fine di garantire la validità del test. ii. Dati personali per garantire la validità del test. Al fine di garantire la validità dei risultati del test, ETS Global ha un interesse legittimo a prevenire frodi o comportamenti fraudolenti. A tale riguardo, ETS Global tratta i seguenti dati:

- Foto del viso
- Firma
- Grafia
- Risultati del test
- Certificato medico

ETS Global conserverà questi dati personali per tutto il tempo in cui i risultati del test saranno validi. Il risultato del test ha una validità di 2 anni. Successivamente, i dati personali saranno rimossi dai nostri sistemi entro 6 mesi dalla scadenza dei risultati del test, a meno che l'utente non richieda la cancellazione dei propri dati personali prima, cosa che sarà effettuata se i dati non sono più necessari al fine di garantire la validità del test.

b. Sessioni di test private. Per quanto riguarda le sessioni di test private, raccogliamo i dati personali dell'utente per le seguenti finalità:

i. Dati personali per registrare l'utente al test e per fornire i risultati. La base giuridica per il trattamento di tali dati è l'articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR, dati personali necessari all'esecuzione di un contratto. I nostri moduli di registrazione indicano quali dati sono necessari per registrare l'utente al test. Saranno raccolti e trattati i seguenti dati:

- Nome completo
- Data di nascita
- Sesso
- Lingua
- Paese
- Schede di risposta del test
- Firma
- Numero ID
- Numero cliente personale di ETS Global
- Risultato del test e punteggio
- Indirizzo del candidato
- Dati di fatturazione
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ETS Global tratterà questi dati personali per 30 mesi dopo che i risultati del test sono stati messi a disposizione del candidato. Successivamente, i dati personali saranno rimossi dai nostri sistemi, a meno che l'utente non ne richieda la cancellazione prima, cosa che sarà effettuata se i dati non sono più necessari ai fini del trattamento. ii. Dati personali per garantire la validità del test. Al fine di garantire la validità dei risultati del test, ETS Global ha un interesse legittimo a prevenire frodi o comportamenti fraudolenti. A tale riguardo, ETS Global tratta i seguenti dati:

- Firma
- Grafia
- Risultati del test
- Certificato medico

Per quanto riguarda i certificati medici, ETS Global tratterà questi dati con l'esplicito consenso dell'utente e sulla base di un legittimo interesse di ETS Global per prevenire frodi e per garantire la validità del test. ETS garantirà la sicurezza delle informazioni. ETS Global conserverà questi dati personali per tutto il tempo in cui i risultati del test saranno validi. Il risultato del test ha una validità di 2 anni. Successivamente, i dati personali saranno rimossi dai nostri sistemi entro 6 mesi dalla scadenza dei risultati del test, a meno che l'utente non richieda la cancellazione dei propri dati personali prima, cosa che sarà effettuata se i dati non sono più necessari al fine di garantire la validità del test.

c. Test online

i. Amministrazione nel nostro Test Center

Per l'esecuzione del contratto, dobbiamo registrare l'utente e trattare dati personali quali:

- Nome completo
- Data di nascita
- Indirizzo e-mail

ETS Global tratterà questi dati per 33 mesi dopo che i risultati del test sono stati messi a disposizione dell'utente. Successivamente, i dati personali saranno rimossi dai nostri sistemi, a meno che l'utente non ne richieda la cancellazione prima, cosa che sarà effettuata se i dati non sono più necessari ai fini del trattamento. ii. Amministrazione del proctoring da remoto

Dati personali per registrare l'utente al test e per fornire i risultati. La base giuridica per il trattamento di tali dati è l'articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR, dati necessari all'esecuzione di un contratto. Saranno raccolti e trattati i seguenti dati:

Nome completo

Indirizzo e-mail

Data di nascita

Istituto di esame associato del candidato

ETS Global tratterà questi dati per 33 mesi dopo che i risultati del test sono stati messi a disposizione dell'utente. Successivamente, i dati personali saranno rimossi dai nostri sistemi, a meno che l'utente non ne richieda la cancellazione prima, cosa che sarà effettuata se i dati non sono più necessari ai fini del trattamento.

Dati personali per garantire la validità del test. Al fine di garantire la validità dei risultati del test, ETS Global richiede il consenso dell'utente alla raccolta dei dati personali di cui sopra al fine di garantire la sicurezza, l'integrità e la validità del test prevenendo frodi o comportamenti fraudolenti. A tale riguardo, ETS Global tratta i seguenti dati:

Documenti d'identità e foto del viso

Screenshot dello schermo del computer dell'utente

Registrazioni via webcam dell'ambiente e del viso dell'utente

ETS Global conserverà i documenti d'identità e la foto del viso per 7 giorni, a meno che l'utente non richieda la cancellazione dei propri dati personali prima, cosa che sarà effettuata se i dati non sono più necessari al fine di garantire la validità del test. 

ETS Global conserverà gli screenshot dello schermo del computer dell'utente e le registrazioni via webcam dell'ambiente e del viso dell'utente per tre (3) mesi dal rilascio del test, ai fini della validità del test. Tuttavia, nel caso in cui sia stato individuato un comportamento fraudolento, le registrazioni audio-visive saranno cancellate entro due (2) anni ai fini di controversie legali.

Si ricorda che ETS Global conserverà questi dati personali per tutto il tempo in cui i risultati del test saranno validi. Il risultato del test ha una validità di 2 anni. d. Servizio Clienti

Il Servizio Clienti di ETS Global tratta i dati personali dell'utente al fine di servirlo come nostro cliente. Il Servizio Clienti tratta:

i. Registrazioni telefoniche per migliorare i nostri servizi offerti all'utente, se acconsente alla registrazione delle telefonate. ETS Global utilizzerà le registrazioni per valutare i nostri servizi offerti all'utente al fine di migliorarli. ETS Global distruggerà queste registrazioni telefoniche 3 mesi dopo la registrazione.

ii. Dati personali per gestire le richieste in base al Programma CPF. ETS Global tratterà i seguenti dati in relazione al Programma CPF ai fini dell'esecuzione del contratto con l'utente:
- Nome completo del candidato
- Indirizzo di fatturazione
- Indirizzo di spedizione
- Corrispondenza via e-mail
ETS Global cancellerà queste informazioni 2 anni dopo la gestione della richiesta. Ad eccezione delle informazioni relative alle fatture, per queste informazioni esiste un obbligo legale che ci impone di conservare i dati a fini fiscali.

iii. Certificati medici al fine di fornire servizi speciali all'utente. Al fine di fornire all'utente servizi speciali per lo svolgimento del test, il Servizio Clienti tratterà la corrispondenza via e-mail con l'utente, insieme al suo certificato medico, sulla base del suo esplicito consenso e dell'esecuzione del contratto. Il Servizio Clienti avvierà la procedura interna per la concessione di servizi speciali. ETS Global cancellerà questi dati entro 6 mesi dalla scadenza dei risultati del test. 

iv. Foto del viso. Il Servizio Clienti di ETS Global tratterà una foto del viso del candidato nel caso in cui non sia stato in grado di fornire tale foto durante la sessione di test aperta. Il Servizio Clienti assocerà la foto al candidato e ai suoi risultati del test. Successivamente, la foto sarà cancellata dalla casella di posta del Servizio Clienti entro 3 mesi. 2.2 Dati personali trattati per finalità di marketing
ETS Global tratta dati personali per inviare comunicazioni di marketing quali:

a. Campagne e-mail e informazioni sui prodotti:

ii. B2B: utilizziamo l'indirizzo e-mail dell'azienda e il nome del suo rappresentante per inviare informazioni di marketing e operative (newsletter, informazioni sui prodotti, aggiornamenti sui processi). Ai fini dell'esecuzione del contratto in essere con il cliente, invieremo informazioni sui prodotti acquistati ed eventuali modifiche. ETS Global ha un interesse legittimo a inviare ai clienti comunicazioni di marketing sui propri prodotti. Il cliente può scegliere di non ricevere più queste campagne e-mail in qualsiasi momento tramite il link fornito nella campagna e-mail.

B2C: solo nel caso in cui il consumatore si sia iscritto per ricevere comunicazioni di marketing da ETS Global, useremo il suo indirizzo e-mail personale e il suo nome per inviargli campagne di email marketing. Il consumatore può scegliere di non ricevere più le e-mail tramite il link presente in fondo alle e-mail stesse.

iii. Informazioni sulle e-mail: al fine di migliorare la pertinenza delle informazioni che inviamo ai nostri clienti, raccogliamo dati sulle nostre campagne di marketing e registriamo se un'e-mail è stata ricevuta, aperta e cliccata.

iv. Newsletter: in seguito alla firma di un contratto con ETS Global BV, il cliente riceverà la nostra newsletter con informazioni sui nostri prodotti e servizi. Il cliente riceverà questa newsletter mensilmente. Nel caso in cui non desideri più ricevere la newsletter, il cliente può annullare l'iscrizione tramite il link fornito in fondo alla newsletter.

Ai fini della minimizzazione dei dati, puliamo regolarmente il nostro database filtrando gli account inattivi. Nel caso in cui il proprio account sia inattivo per 100 giorni, l'account sarà (temporaneamente) rimosso dal nostro database, il che significa che il cliente non riceverà più alcuna newsletter o pubblicità da noi, a meno che non inizi a utilizzare nuovamente il proprio account.

b. Yourenglishtest.com:

Al momento della registrazione su www.yourenglishtest.com, raccogliamo i dati di contatto dell'utente e chiediamo il suo consenso al trattamento dei dati ai fini di campagne di marketing e, in alcuni casi, i dati vengono condivisi con i nostri clienti B2B per le loro specifiche campagne sui prodotti. È possibile revocare il proprio consenso inviando un'e-mail al nostro Servizio Clienti: serviceclient@etsglobal.org

2.3. Dati trattati sul nostro sito web

Per saperne di più sui cookie che raccogliamo durante la visita su uno dei nostri siti web, consultare la Politica sui cookie facendo clic qui.

2.4. Dati trattati in relazione alle finalità della candidatura

Nel caso in cui ci si candidi a un posto di lavoro presso ETS Global, trattiamo i dati personali relativi alla candidatura per l'esecuzione di un (potenziale) contratto con il candidato. Cancelleremo tutti i dati relativi alla candidatura entro un mese dalla chiusura della procedura di candidatura, a meno che il candidato non abbia fornito il consenso a conservare il proprio CV e i propri dati di contatto per un anno, al fine di essere informato riguardo a futuri avvisi di lavoro. Nel caso in cui il candidato abbia fornito il proprio consenso, potrà revocarlo in qualsiasi momento, inviando un'e-mail all'indirizzo hr@etsglobal.org.

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3. Processo decisionale automatizzato e profilazione

ETS Global può utilizzare processi automatizzati in relazione all'assegnazione dei punteggi dei test e per scopi analoghi, come necessario per fornire i servizi di test richiesti. Tutte queste decisioni sono soggette a revisione umana. Non prenderemo decisioni automatizzate sull'utente che potrebbero influenzarlo in modo significativo. Per saperne di più sull'assegnazione dei punteggi dei test, leggere le informazioni pubblicate sul nostro Sito web riguardo a ciascuno dei nostri test.In alcuni casi, utilizziamo alcuni elementi di dati personali per la ricerca ETS. Ad esempio, possiamo considerare come alcuni tipi di partecipanti ai test (ad esempio chi non è di madrelingua inglese) rispondono a specifiche domande dei test. Le nostre iniziative di ricerca riflettono il nostro impegno per l'imparzialità e l'equità nei test, contribuendo a garantire che i nostri test siano accessibili e liberi da pregiudizi. Esse cercano inoltre di migliorare l'insegnamento, l'apprendimento e la valutazione. I risultati della nostra ricerca non contengono dati identificabili e non vengono utilizzati per finalità di targeting o profilazione.

4. Trasferimento internazionale di dati

Come indicato nell'Informativa sulla privacy, i dati personali dell'utente possono essere trasferiti, conservati o trattati nell'Unione europea e in altri Paesi che potrebbero non avere leggi equivalenti in materia di privacy o protezione dei dati. Generalmente utilizziamo clausole contrattuali tipo approvate per garantire che i dati personali siano adeguatamente protetti quando vengono trasferiti al di fuori del SEE o della Svizzera, ma possiamo anche effettuare trasferimenti a destinatari con norme vincolanti d'impresa approvate.ETS Global non si basa sullo Scudo UE-USA per la privacy come base giuridica per il trasferimento di dati personali alla luce della sentenza della Corte di giustizia dell'UE nella causa C-311/18. 

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5. Terzi

Possiamo avvalerci di altre società per la prestazione dei nostri servizi, come strumenti e servizi informatici, software di gestione, analisi di marketing. Tali fornitori di servizi hanno accesso esclusivamente alle informazioni personali necessarie per lo svolgimento dei loro servizi. Ci assicuriamo che siano contrattualmente vincolati alle nostre istruzioni in merito al trattamento e alla sicurezza dei dati personali, come richiesto dal GDPR. Ci assicuriamo inoltre che tutti i nostri fornitori di servizi rispettino la legislazione e i requisiti in materia di privacy. ETS Global non è responsabile delle azioni e delle politiche sulla privacy di terzi che non trattano dati per nostro conto e che agiscono in qualità di titolari del trattamento indipendenti.

6. Diritti dell'utente (incluso il diritto di presentare reclami presso le autorità di vigilanza)

Come indicato nell'Informativa sulla privacy, l’utente ha sempre il diritto di opporsi alle nostre comunicazioni di marketing. Per rinunciare all'invio di e-mail, è sufficiente cliccare sul link "unsubscribe" in fondo a qualsiasi e-mail che vi inviamo. Per revocare le autorizzazioni eventualmente concesse- per l'invio di messaggi di testo, è possibile inviare un SMS di STOP in risposta a qualsiasi messaggio.

ETS Global rispetta inoltre i diritti dei residenti nel SEE di accedere, correggere e richiedere la cancellazione o la limitazione dei propri dati personali comeprevisto dalla legge. Ciò significa che:

- In generale l’utente ha il diritto di sapere se ETS Global conserva o meno i suoi Dati personali. Sei suoi dati personali sono in nostro possesso, gliene forniremo una copia (nel rispetto dei diritti altrui). Se i suoi dati sono errati o incompleti, l’utente ha il diritto di chiederci di aggiornarli.

- L’utente ha il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati personali da parte nostra.

- Può anche chiederci di cancellare o limitare i suoi Dati personali.

Per richiedere lacancellazione dei Dati personali, è possibile compilare il seguente modulo: Richiesta di cancellazione dei dati.

Per qualsiasialtra richiesta relativa all'esercizio dei diritti dell’utente, preghiamo dicontattarci via e-mail all'indirizzo serviceclient@etsglobal.org o di scriverci all'indirizzo sopra indicato, e un membro del nostro Team Privacy vi assisterà.

Si prega di comprendere che potrebbe essere necessario verificare l'identità dell'utente prima di poter elaborare la sua richiesta. Inoltre, la nostra capacità di cancellare i Dati personali sarà limitata nei casi in cui siamo tenuti a conservare i documenti, come ad esempio in relazione ai rapporti sui punteggi eai processi di sicurezza dei test. Se l’utente ritiene che abbiamo trattato i suoi Dati personali in violazione delle leggi vigenti, può presentare un reclamo all'Ufficio Legale di ETS Global o a un'autorità di vigilanza.

Inoltre, l’utente ha il diritto di presentare un reclamo alle autorità di vigilanza, in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora o in cui si è verificata la presunta violazione, se ritiene che il trattamento dei dati personali che lo riguardano violi il GDPR.

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7. Come contattarci.

Per maggiori informazioni sui trasferimenti transfrontalieri o per ottenere una copia delle clausole contrattuali tipo, contattarci via e-mail all'indirizzo serviceclient@etsglobal.org.

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