Politique de Confidentialité d'Educational Testing Service (ETS) Global B.V. (ETS Global)

Dernière mise à jour : 31 mai 2024

ETS Global met à disposition cette nouvelle Politique de confidentialité pour que les personnes établies au sein de l’Espace économique européen (EEE) obtiennent les informations supplémentaires requises au titre du Règlement général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD ») de l’Union Européenne. Les présentes stipulations, ainsi que les conditions énoncées dans la Politique de confidentialité d’ETS Global, décrivent nos pratiques en ce qui concerne le traitement de données à caractère personnel au sein de l’EEE.

1. Qui est le responsable du traitement dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel ?

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est ETS Global BV, établie au Pays-Bas, ainsi que ses Représentants au sein de l’Union Européenne et ses autres Filiales établies dans l’EEE. (ci-après, « ETS Global »)

ETS Global BV
Academic & Business Assessments Strawinskylaan 929
1077 XX Amsterdam - Pays-Bas
Adresse électronique : serviceclient@etsglobal.org

Succursale en France :
Adresse : 24 rue Chauchat 75009 Paris, France
Registre du Commerce et des Sociétés de Paris : 480 969 591
Numéro de TVA : FR29480969591

2. Données à caractère personnel que nous collectons, finalités et base juridique du traitement et durée de conservation des données.

ETS Global traite les données à caractère personnel pour plusieurs finalités, dont le fondement juridique est stipulé au sein du RGPD. ETS Global traitera vos données à caractère personnel pendant toute la durée nécessaire pour les finalités dudit traitement mais, dans chaque cas, au maximum pendant la durée autorisée par le droit applicable. La base juridique et la durée du traitement peuvent varier en fonction de la finalité. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales opérations de traitement d’ETS Global :

2.1. Données que nous traitons dans le cadre de nos services.

Au moment de votre inscription, que vous ayez créé un compte auprès de nous ou non, nous traiterons certaines Données à caractère personnel afin de conclure un contrat avec vous pour que vous puissiez utiliser nos produits et services.

Le fondement juridique du traitement desdites données figure à l’article 6(1)(b) du RGPD, le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat. Si une autre personne procède à votre abonnement, cette personne sera considérée comme la propriétaire du Compte ETS Global et fournira vos données personnelles en votre nom et avec votre permission. Nos formulaires d’inscription indiquent quels éléments de données sont obligatoires dans le cadre de nos contrats. Malheureusement, nous ne serons pas en mesure de faire affaire avec vous si vous ne nous fournissez pas lesdits éléments de données. Nous effacerons tous nos contrats clients 2 ans après l’expiration du contrat concerné, sauf en cas de litige. Dans un tel cas, nous serons autorisés à conserver le contrat pendant toute la durée nécessaire aux fins du règlement du litige. Si vous demandez la prise de mesures spéciales à ETS Global, par exemple des conditions particulières pour le test en raison d’un problème de santé ou d’une situation de handicap, il est possible que vous soyez tenu de nous fournir des données à caractère personnel supplémentaires (y compris des catégories particulières de données) dont nous pourrions avoir besoin afin d’évaluer votre demande et d’y donner suite, ainsi que votre consentement explicite concernant le traitement desdites catégories particulières de données à caractère personnel nécessaires aux fins de l’exécution du contrat et des intérêts légitimes d’ETS Global. Pour en apprendre davantage sur le traitement des catégories particulières de données à caractère personnel, veuillez consulter l’aperçu des données qu’ETS Global traite Vous concernant. En fonction du produit ou service concerné, ETS Global traitera les Données à caractère personnel suivantes :

a. Session de Test pour le Programme public. Dans le cadre de la Session de Test pour le Programme public, nous collectons vos Données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

i. Données à caractère personnel nécessaires pour vous inscrire au test et vous transmettre vos résultats. La base juridique du traitement desdites données figure à l’article 6(1)(b) du RGPD, le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat. Nos formulaires d’inscription indiquent quels éléments de données à caractère personnel sont obligatoires afin de vous inscrire pour le test. Les données suivantes seront collectées et traitées :

Nom complet
Date de naissance
Sexe
Portrait de face
Langue
Pays
Réponses aux questions du test
Signature
Numéro d’identification
Votre numéro de client d’ETS Global personnel
Résultats et note obtenue au test
Adresse du Candidat
Informations de facturation

ETS Global traitera lesdites données pendant 33 mois après que les résultats du test vous ont été communiqués. Après quoi, vos données à caractère personnel seront effacées de nos systèmes, sauf dans le cas où vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour garantir la validité du test.

ii. Données à caractère personnel nécessaires pour garantir la validité de votre test. Afin de garantir la validité des résultats que vous avez obtenus au test, il est dans l’intérêt légitime d’ETS Global de prévenir toute Fraude ou tout comportement frauduleux. À ces fins, ETS Global traite les données suivantes :

Portrait de face
Signature
Écriture manuscrite
Résultats des tests
Certificat médical

ETS Global conservera ces Données à caractère personnel pendant toute la durée de validité de vos résultats au test. Lesdits résultats seront valables pendant une durée de 2 ans. Après quoi, vos données à caractère personnel seront effacées de nos systèmes dans un délai de 6 mois à compter de l’expiration de vos résultats au test, sauf dans le cas où vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour les finalités du traitement.

b. Session de Test pour le Programme institutionnel. Dans le cadre de la Session de Test pour le Programme institutionnel, nous collectons vos Données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

i. Données à caractère personnel nécessaires pour vous inscrire au test et vous transmettre vos résultats. La base juridique du traitement desdites données figure à l’article 6(1)(b) du RGPD, le traitement des Données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat. Nos formulaires d’inscription indiquent quels éléments de données sont obligatoires afin de vous inscrire pour le test. Les données suivantes seront collectées et traitées :

Nom complet
Date de naissance
Sexe
Langue
Pays
Réponses aux questions du test
Signature
Numéro d’identification
Votre numéro de client d’ETS Global personnel
Résultats et note obtenue au test
Adresse du Candidat
Informations de facturation

ETS Global traitera lesdites Données à caractère personnel pendant 33 mois après que les résultats du test vous ont été communiqués. Après quoi, vos données à caractère personnel seront effacées de nos systèmes, sauf dans le cas où vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour les finalités du traitement.

Signature
Écriture manuscrite
Résultats des tests
Certificat médical

En ce qui concerne les Certificats médicaux, ETS Global traitera lesdites données avec votre consentement explicite et sur la base de l’intérêt légitime d’ETS Global de prévenir la fraude et de garantir la validité de votre test. ETS garantira la sécurité de vos informations. ETS Global conservera ces Données à caractère personnel pendant toute la durée de validité de vos résultats au test. Lesdits résultats seront valables pendant une durée de 2 ans. Après quoi, vos données à caractère personnel seront effacées de nos systèmes dans un délai de 6 mois à compter de l’expiration de vos résultats au test, sauf dans le cas où vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour garantir la validité du test.

c. Tests en ligne

i. Administration dans nos Centres de Test

Pour l'exécution du contrat, nous avons besoin de vous enregistrer et de traiter les données personnelles telles que :

Nom et prénom
Date de naissance
Adresse électronique
Numéro d’identification (facultatif)

ii. Administration avec surveillance à distance

Données à caractère personnel nécessaires pour vous inscrire au test et vous transmettre vos résultats. La base juridique du traitement desdites données figure à l’article 6(1)(b) du RGPD, le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat. Les données suivantes seront collectées et traitées :

Nom complet
Date de naissance
Adresse électronique
Institut d’examen associé

Données à caractère personnel nécessaires pour garantir la validité de votre test. Afin de garantir la validité des résultats que Vous avez obtenus au test, ETS Global requiert Votre consentement pour collecter et traiter les données à caractère personnel énoncées ci-dessous. Le traitement est nécessaire pour garantir la sécurité, l’intégrité et la validité du test, et également prévenir toute fraude ou tout comportement frauduleux. À ces fins, ETS Global traite les données à caractère personnel suivantes :

Document d’identification (nom, prénom, date de naissance et photographie) et photographie de votre visage
Captures d'écran de Votre ordinateur
Enregistrement par webcam de Votre environnement et de Votre visage

ETS Global conservera votre document d'identification et la photographie de votre visage durant 7 jours, sauf dans le cas où Vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour garantir la validité du test.

ETS Global conservera les captures d'écran de Votre écran d'ordinateur et les enregistrements par webcam de Votre environnement et de Votre visage pendant trois (3) mois à compter de la délivrance des résultats au test. Toutefois, si un comportement frauduleux a été identifié, les enregistrements audio-visuels seront supprimés dans un délai de deux (2) ans afin de prévenir de tout action judiciaire.

Pour rappel, lesdits résultats seront valables pendant une durée de 2 ans. Après quoi, vos données personnelles seront supprimées de nos systèmes, dans les 6 mois suivant l'expiration de vos résultats de test, sauf dans le cas où vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour garantir la validité du test.

d. Service Client

Le Service Client d’ETS Global traite les données à caractère personnel Vous concernant afin de Vous servir en votre qualité de client. Le Service Client traite :

i. Les Enregistrements d’appels téléphoniques aux fins d’améliorer les services que nous Vous proposons, si vous consentez à l’enregistrement de l’appel téléphonique en question. ETS Global utilisera les enregistrements aux fins d’évaluer les services que nous Vous fournissons en vue de les améliorer. ETS Global détruira lesdits enregistrements 3 mois après leur création.

ii. Données à caractère personnel pour gérer les demandes dans le cadre du Programme CPF. ETS Global traitera les données suivantes en ce qui concerne le Programme CPF aux fins de l’exécution du contrat conclu avec Vous :

Nom complet du candidat
Adresse de facturation
Adresse de livraison
Échanges par courriel

ETS Global supprimera ces informations 2 ans après avoir traité la demande. Ceci ne s’applique pas aux informations relatives aux factures, que nous sommes légalement tenus de conserver à des fins fiscales.

iii. Certificats médicaux afin de prendre des mesures spéciales pour Vous. Afin que des mesures spéciales soient prises pour Vous dans le cadre du test, le Service client traitera les échanges par courriel que nous avons eus avec Vous ainsi que votre certificat médical, en s’appuyant sur votre consentement explicite et l’exécution du contrat conclu entre nous. Le Service client lancera la procédure interne pour la prise de mesures spéciales. ETS Global supprimera lesdites données dans un délai de 6 mois à compter de l’expiration de vos résultats au test.

iv. Portrait de face. Le Service client d’ETS Global traitera un portrait de vous, de face, dans le cas où vous n’auriez pas été en mesure de fournir une telle photographie lors de la Session de Test pour le Programme public. Le Service client reliera votre photographie à vous et aux résultats que vous avez obtenus au test. Après quoi, votre photographie sera effacée de la boîte de messagerie électronique du Service client dans un délai de 3 mois.

2.2. Données à caractère personnel traitées à des fins de marketing

ETS Global traite Vos données à caractère personnel afin de vous envoyer des communications marketing telles que :

a. Campagnes électroniques et informations liées aux produits :

ii. B2B : Nous utilisons votre adresse électronique professionnelle et le nom de Votre représentant afin de vous envoyer des informations marketing et relatives à nos opérations (newsletter, informations concernant les produits, mises à jour concernant les processus). Aux fins de l’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous, nous vous enverrons des informations relatives aux produits que vous avez achetés et à toutes modifications potentielles apportées à ces derniers. Il est dans l’intérêt légitime d’ETS Global d’envoyer des communications marketing concernant ses produits à ses clients. Vous pouvez vous désinscrire desdites campagnes électroniques à tout moment en cliquant sur le lien figurant dans les courriels concernés.

B2C : Nous utiliserons votre adresse électronique personnelle et votre nom pour vous envoyer des campagnes par courriel uniquement si vous avez indiqué que vous souhaitez recevoir des communications marketing de la part d’ETS Global. Vous pouvez choisir de ne plus recevoir les courriels en cliquant sur le lien figurant à la fin de chaque courriel.

iii. Informations concernant les courriels : Afin d’améliorer la pertinence des informations que nous envoyons à nos clients, nous collectons des données relatives à nos campagnes marketing et notons si un courriel donné a été reçu, ouvert et cliqué.

iv. Newsletter : À partir de la signature de tout contrat avec ETS Global BV, vous recevrez notre newsletter qui contient des informations relatives à nos produits et services. Vous la recevrez chaque mois. Si vous ne souhaitez plus recevoir la newsletter, vous pouvez vous désinscrire en cliquant sur le lien figurant à la fin de cette dernière.

À des fins de minimisation des données, nous nettoyons régulièrement notre base de données en retirant les comptes inactifs. Dans le cas où Votre compte ne serait pas utilisé pendant 100 jours, il sera (temporairement) retiré de notre base de données, ce qui signifie que vous ne recevrez plus de newsletters ni de publicités de notre part, sauf si Vous recommencez à utiliser votre compte.

b. Yourenglishtest.com :

Lors de votre inscription sur www.yourenglishtest.fr, nous collectons vos coordonnées et vous demandons votre consentement en ce qui concerne le traitement de vos données aux fins de campagnes marketing et, dans certains cas, vos données sont partagées avec nos clients B2B pour leurs campagnes produits spécifiques. Vous pouvez retirer votre consentement en envoyant un courriel à notre Service client, à l’adresse : serviceclient@etsglobal.org.

2.3. Données traitées sur notre Site Internet

Pour en apprendre davantage sur les cookies que nous collectons lors de votre visite sur l’un de nos sites Internet, veuillez consulter la Politique en matière de cookies, disponible ici.

2.4. Données traitées aux fins d’une candidature

Si vous postulez chez ETS Global, Nous traiterons vos données à caractère personnel en lien avec votre candidature aux fins de l’exécution d’un potentiel contrat avec Vous. Nous conserverons vos données à caractère personnel pendant toute la durée nécessaire à ces fins. Après la clôture de la candidature en question, Nous effacerons vos données conformément à la durée de conservation applicable dans le pays au sein duquel vous avez postulé, sauf si vous consentez à ce que vos données soient conservées à des fins de recrutement ultérieures. Si vous avez donné votre consentement, vous pourrez le retirer à tout moment en envoyant un courriel à hr@etsglobal.org.

3. Prise de décision automatisée et profilage

ETS Global est susceptible d’avoir recours à des processus automatisés dans le cadre de la notation des tests et pour des finalités similaires, si cela est nécessaire afin de fournir les services de test que vous avez demandés. Toutes les décisions de cette nature sont revues par une personne physique. Nous ne prendrons pas de décision automatisée vous concernant susceptible de vous affecter de manière significative. Vous pouvez en apprendre davantage sur la notation du Test en lisant les informations postées sur notre Site Internet au sujet de chacun des tests que nous proposons.

Dans certains cas, nous utilisons certains éléments de données à caractère personnel pour ETS Research. Par exemple, nous sommes susceptibles d’étudier la façon dont certains types de candidats (tels que les personnes ayant une langue maternelle autre que l’anglais) répondent à des questions spécifiques contenues dans les tests. Nos initiatives en matière de recherche reflètent notre engagement envers la justice et l’équité dans le cadre des tests et nous permettent de garantir que ces derniers sont accessibles et impartiaux. Elles participent également à l’amélioration de l’enseignement, de l’apprentissage et de l’évaluation. Les résultats de nos recherches ne contiennent aucune donnée permettant de vous identifier et ne sauraient être utilisés afin de cibler ou de profiler des personnes.

4. Transfert international de données

Tel qu’indiqué dans la Politique de confidentialité, vos Données à caractère personnel peuvent être transférées, conservées ou traitées dans l’Union européenne et dans d’autres pays susceptibles de ne pas avoir de lois équivalentes en matière de protection de la vie privée ou des données. En règle générale, nous utilisons les Clauses contractuelles types approuvées pour garantir que les Données à caractère personnel soient protégées de manière adéquate lorsqu’elles sont transférées hors de l’EEE ou de la Suisse, mais nous sommes également susceptibles de les transférer à des destinataires ayant mis en place des Règles d’entreprise contraignantes approuvées.

ETS Global n’utilise pas le Bouclier de protection des données (Privacy Shield) comme base juridique pour les transferts de données personnelles suite à la décision C-311/18 de la Cour de justice de l'Union Européenne.

5. Prestataires de services tiers

Nous sommes susceptibles de faire appel à d’autres sociétés aux fins de la prestation de nos services, tels que les outils et services informatiques, la gestion des logiciels ou les analyses marketing. Ces prestataires de services ont uniquement accès aux informations à caractère personnel nécessaires aux fins de la fourniture de leurs services. Nous veillons à ce qu’ils soient contractuellement tenus de suivre nos instructions en ce qui concerne le traitement et la sécurité de vos données à caractère personnel, conformément au RGPD. Nous veillons également à ce que la législation et les exigences en matière de protection de la vie privée soient respectées par tous nos prestataires de services. ETS Global ne saurait être tenue responsable des actions et Politique de confidentialité de tous tiers ne traitant pas de données pour notre compte et agissant en tant que responsables du traitement indépendants.

6. Vos droits (y compris le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle)

Tel qu’indiqué dans la Politique de confidentialité, vous avez toujours le droit de vous opposer à la réception de nos communications marketing. Pour ne plus recevoir de courriels, cliquez simplement sur le lien « Se désinscrire » figurant à la fin de tout courriel que nous vous envoyons. Afin de retirer tout consentement que vous êtes susceptible d’avoir donné concernant l’envoi de SMS, envoyez le mot « STOP » par SMS en réponse à tout message reçu.

ETS Global respecte également le droit des personnes résidant dans l’EEE d’accéder à leurs Données à caractère personnel, de les rectifier et de demander leur effacement ou la limitation de leur traitement, tel qu’exigé par le droit. Cela signifie que :

Vous avez généralement le droit de savoir si ETS Global conserve ou non des Données à caractère personnel vous concernant. Si nous détenons des Données à caractère personnel vous concernant, nous vous en fournirons une copie (sous réserve des droits des autres personnes). Si vos informations sont incomplètes ou inexactes, vous avez le droit de nous demander de les mettre à jour.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel par notre société.

Vous pouvez également nous demander d’effacer vos Données à caractère personnel ou de limiter leur traitement.

Pour toute demande de suppression de vos Données à caractère personnel, veuillez remplir le formulaire suivant : Demande de suppression des données.

Pour toute autre demande concernant l’exercice de vos droits, veuillez nous contacter par courriel à l’adresse serviceclient@etsglobal.org ou nous écrire à l’adresse indiquée ci-dessus, et vous recevrez l’assistance d’un membre de notre Équipe de protection de la vie privée.

Veuillez noter qu’il est possible que nous ayons besoin de vérifier votre identité avant de pouvoir donner suite à votre demande. En outre, notre capacité à effacer les Données à caractère personnel sera limitée si celles-ci sont nécessaires dans les cas où nous sommes tenus de conserver des dossiers, par exemple en lien avec des attestations de résultat et les processus de sécurité liés aux tests. Si vous pensez que nous avons traité vos Données à caractère personnel d’une manière contraire au droit applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès du Bureau mondial du service juridique d’ETS Global ou d’une autorité de contrôle.

En outre, Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès des autorités de contrôle, en particulier dans l’État membre dans lequel Vous résidez habituellement, dans lequel se trouve Votre lieu de travail ou dans lequel a eu lieu la violation présumée, si Vous considérez que le traitement des données à caractère personnel Vous concernant est contraire au RGPD.

7. Comment nous contacter ?

Veuillez nous contacter par courriel à l’adresse serviceclient@etsglobal.org si vous souhaitez obtenir plus d’informations concernant les transferts transfrontaliers ou obtenir une copie des Clauses contractuelles types.